Project ONE en persoonsgegevens (interviews)

Met project ONE richten we ons op de kwetsbaarheid en (sociale) achterstandsproblematiek rondom zwangerschap in Almere. Als onderdeel van dit project voert GGD Flevoland een onderzoek uit waarbij de hulp wordt ingeschakeld van vrouwen, meiden, ervaringsdeskundigen en professionals uit het medisch en sociaal domein in Almere. Samen onderzoeken we hoe we de zorg in Almere kunnen verbeteren voor vrouwen met een kinderwens, zwangere vrouwen en gezinnen.

Welke persoonsgegevens verwerkt GGD Flevoland van de deelnemers?

In dit onderzoek voert GGD Flevoland interviews en groepsgesprekken uit. Als eerste stap worden de volgende persoonsgegevens verzameld: naam, geslacht, leeftijd, afkomst, woonplaats, telefoonnummer en emailadres. Deze gegevens worden verzameld om contact op te nemen met deelnemers. De verzamelde persoonsgegevens voor dit project worden opgeslagen op de beveiligde omgeving van GGD Flevoland. Er is 2-factor authenticatie nodig om in deze omgeving te komen. De persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde map waar alleen de onderzoekers bij kunnen die betrokken zijn bij dit project. Tijdens de interviews wordt niet gevraagd naar de naam van de deelnemer, zodat het audiofragment al geanonimiseerd wordt opgeslagen. Ook in de transcripten worden gegevens die de herleidbaarheid vergroten zoveel mogelijk achterwege gelaten. In de toestemmingsformulieren staat wel de naam van de deelnemer, maar deze worden los van de transcripten en audiofragmenten (beveiligd) opgeslagen.

In de interviews komen de volgende onderwerpen aan bod

Vragen over Almere (cultuur, normen, etc.)
Culturele achtergrond
Vragen over jeugd en opgroeien
Vragen over dagbesteding (werk, opleiding, etc.)
Burgerlijke staat
Vragen over woonsituatie
Vragen over eigen sociaal netwerk
Meemaken zwangerschap
Ervaringen tijdens zwangerschap
Zorggebruik tijdens zwangerschap
Anticonceptiegebruik
Mening over anticonceptie

Op welke wijze gebruikt de GGD Flevoland de gegevens van de interviews?

De gegevens van de interviews worden gebruikt om (wetenschappelijke) artikelen te schrijven. De resultaten van dit onderzoek worden gebruikt om samen met de professionals in Almere de zorg rondom zwangerschappen en kwetsbare zwangerschappen te verbeteren.

Grondslag uitvoering Project ONE

Gewone persoonsgegevens
De gegevensverwerking van gewone persoonsgegevens is gebaseerd op de volgende wettelijke grondslag: het geven van toestemming door de deelnemer. Voorafgaand aan het interview wordt het toestemmingsformulier toegelicht en krijgt de deelnemer tijd om deze rustig door te lezen. Ook wordt aangegeven dat de deelnemer op elk gewenst moment mag stoppen met het interview.

Bijzondere persoonsgegevens
De verwerking van bijzondere persoonsgegevens is in beginsel verboden (zie artikel 9 AVG). Deze verwerking is enkel toegestaan wanneer een beroep kan worden gedaan op één van de zes grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens èn één van de 10 wettelijke uitzonderingsregels genoemd in de AVG (zie ook Autoriteit Persoonsgegevens).

Bij de verwerking van bijzondere persoonsgegevens kan voor project ONE een beroep worden gedaan op

De grondslag toestemming. Voor alle verwerkingen van bijzondere persoonsgegevens wordt toestemming gevraagd aan deelnemers
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag (zie artikel 9 AVG)

èn de volgende wettelijke uitzonderingsregels

Iemand heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens
De verwerking noodzakelijk is om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid (zie artikel 9 lid 2 sub 1 AVG)
De verwerking is noodzakelijk met het oog op de archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden (zie artikel 9 lid 2 sub 1 AVG)

Wie ontvangen de verzamelde gegevens van Project ONE?

Binnen GGD Flevoland hebben alleen de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de onderzoeksgegevens, toegang tot de onderzoeksgegevens. De antwoorden worden strikt vertrouwelijk behandeld en verwerkt.
GGD Flevoland kan gebruik maken van een verwerker (Transcriptie Online) om de interviews te transcriberen. Deze organisatie is op dit moment nog niet betrokken bij het onderzoek. Tot op heden worden transcripties gemaakt door een onderzoeksassistent van GGD Flevoland, maar op den duur willen we deze taken door een transcriptiebureau laten doen. In dat geval geeft GGD Flevoland opdracht om de verzamelde gegevens te verwerken. Na afloop van deze verwerking worden de gegevens weer verwijderd door Transcriptie Online. Wanneer een gegevensuitwisseling plaatsvindt tussen Transcriptie Online en GGD Flevoland, wordt er eerst een verwerkingsovereenkomst getekend tussen beide partijen. Wanneer Transcriptie Online meewerkt aan dit onderzoek, ontvangt dit bedrijf audio-opnames van de deelnemers die meedoen aan het onderzoek. In de meeste gevallen bevatten deze opnames geen naam van de deelnemer, waardoor herleidbaarheid wordt beperkt. Transcriptie Online maakt woordelijke transcripties van de opnames in opdracht van GGD Flevoland. De gegevensuitwisseling met dit bedrijf verloopt via beveiligde online portals
GGD Flevoland kan beslissen (anonieme) gegevens te delen met derden voor wetenschappelijk onderzoek. In dat geval zorgt de GGD te allen tijde ervoor dat een deelnemer niet kan worden herkend in de gedeelde gegevens.

Hoe beschermt GGD Flevoland de gegevens?

GGD Flevoland heeft privacy hoog in het vaandel staan. Een beveiligingsinbreuk bij GGD Flevoland kan ontstaan wanneer persoonsgegevens niet beveiligd worden opgeslagen. Enkele maatregelen die specifiek gelden voor dit onderzoek bij GGD Flevoland gaan dit risico tegen

Alle data uit dit onderzoek wordt opgeslagen in een map waartoe alleen de onderzoekers die betrokken zijn bij dit project toegang hebben
De deelnemers krijgen een nummer en het sleutelbestand met de namen en nummers van deelnemers wordt in een beveiligde map opgeslagen met extra wachtwoord
Papieren documenten met persoonsgegevens (bijvoorbeeld toestemmingsformulieren) worden na afloop van de interviews gescand en beveiligd opgeslagen. De papieren documenten worden vervolgens direct vernietigd
De opnames worden gemaakt met een audiorecorder. Na afloop van het interview worden de opnames binnen de beveiligde map opgeslagen en meteen verwijderd van de recorder

Hoe lang worden de gegevens die verzameld zijn van Project ONE bewaard?

Omdat na afloop van het onderzoek ONE nog eventueel vervolgonderzoek kan worden gedaan naar dit onderwerp (bijvoorbeeld verdiepende analyses), zullen de gegevens worden bewaard. Het gaat hierbij om de geanonimiseerde transcripten, de audiofragmenten en andere bestanden als toestemmingsformulieren worden verwijderd na afloop van het onderzoek (maximaal na 5 jaar). De geanonimiseerde transcripten worden 10 jaar na afloop van project ONE bewaard.

Welke rechten hebben deelnemers?

Recht op weigering: deelnemers kunnen ten allen tijde deelname weigeren, zonder opgave van redenen. Wanneer een deelnemer jonger dan 16 jaar is, worden ouders gevraagd of hun kind mag deelnemen aan het onderzoek. Ouders kunnen daarbij ook de deelname van hun kind weigeren. Weigering mag ook tijdens het afnemen van het interview, zonder opgave van redenen
Recht op informatie: deelnemers ontvangen voorafgaand aan de activiteit (interview, groepsgesprek, etc.) een informatiebrief via de mail. Hierin wordt verwezen naar deze privacyverklaring van GGD Flevoland. in de informatiebrief wordt aangegeven waar deelnemers terecht kunnen met vragen
Recht op inzage, rectificatie, beperking en verwijdering: deelnemers kunnen tot 4 weken na afloop van het interview aanvragen om het transcript in te zien, rectificaties toe te passen, of gegevens te verwijderen. Hiervoor is een tijdsperiode aangegeven, wanneer de gegevens inmiddels zijn verwerkt in een artikel is het niet meer mogelijk om de gegevens te verwijderen

Bij wie kunnen deelnemers terecht met vragen?

Indien deelnemers vragen hebben over hun rechten en hoe die kunnen worden uitgeoefend in het kader van dit onderzoek, of een klacht willen indienen, dan kunnen zij contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van GGD Flevoland via: privacy@ggdflevoland.nl

Indien deelnemers vragen hebben over het onderzoek, kunnen zij contact opnemen met de onderzoekers van GGD Flevoland via: onderzoek@ggdflevoland.nl

Voor meer informatie over hoe GGD Flevoland omgaat met persoonsgegevens, zie het algemene privacyreglement: https://www.ggdflevoland.nl/privacy